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Essere ogni giorno sempre più produttivi è una sfida dettata dai ritmi frenetici e dalla miriadi di distrazioni a cui siamo sottoposti. Certamente la situazione pandemica ha donato a tutti noi un rallentamento che ci ha sottoposto ad attente riflessioni circa l’importanza di dedicare il giusto tempo alle cose giuste e importanti per noi stessi, abbiamo imparato effettivamente il valore del nostro tempo, l’importanza di curare i nostri spazi, la nostra famiglia e le relazioni umane, oltre che agli impegni di lavoro importanti ed urgenti.

Ci sono migliaia di informazioni, articoli, metodi e tecniche che possiamo leggere e sfruttare per migliorare l’efficienza nella nostra vita, per lavorare di più e meglio, per aumentare quindi la produttvità quotidiana e quindi migliorare la gestione del tempo sia a casa che in ufficio.

Quello che io ritengo difficile e che forse è un ostacolo per tutti è di ordinare tutte queste tecniche e tutte queste informazioni per creare un sistema di personal management che funzioni costantantemente nel tempo.

Voglio partire elencando una serie di concetti che spiegano a fondo la teoria della produttività e le tecniche che conosco, infine voglio presentare il modo in cui io ho messo insieme i tasselli in maniera ordinata per creare il mio personale sistema che uso attualmente.

Il punto non è copiare i tool e le tecniche che utilizzo, anche perché non sono un esperto, non voglio infatti essere un insegnante per nessuno, voglio semplicemente trasmettere la mia esperienza e raccontare io stesso quello che imparo, gli errori che faccio e i risultati che ottengo.

Quello che voglio trasmettere infatti è una metodologia attraverso il quale si passa da una fase di studio ed analisi della teoria e delle tecniche esistenti ad una analisi interna per ottenere infine un risultato perfettamente calzante con le proprie abitudini ed esigenze.

Per esempio un tool sulla bocca di tutti e graficamente accattivante, se non ti serve perché non rispecchia le tue esigenze, utilizzarlo non farà altro che rallentare i tuoi ritmi, confondere le tue idee e inevitabilmente finirai con procrastinare attività importanti e talvolta anche urgenti, (vedremo questa differenza), e col tempo abbandonerai a mano a mano ognuno dei tasselli che avrai scelto e costruito per essere una persona efficiente.

Leggi l’interno articolo, alla fine sarai in grado di organizzare la tua giornata ogni giorno in una maniera agile, ordinata e pianificata senza lasciare nulla al caso.

I concetti fondamentali della produttività e le tecniche per aumentarla:

Se stai costruendo una struttura per gestire le tue task personali e di lavoro fermati un attimo, cerca di capire prima cosa sta alla base di una buona gestione, quali sono le azioni che ti permettono di essere più efficiente, più produttivo, gestire meglio il tempo, organizzare la giornata e costruire una routine quotidiana.

Esistono tantissime tecniche, in questo articolo mi limito a scrivere di tecniche che conosco e che utilizzo. Ti faccio vedere nel dettaglio il modo in cui io ho configurato il mio sistema di gestione.

Elimina o limita le distrazioni

1. È banale ma te lo dico lo stesso, limita l’utilizzo dei Social Network. Per natura i social cercano di catturare la tua attenzione per quanto più tempo possibile, molto spesso capita di essere risucchiati dallo scroll infinito su Instagram, Tik Tok ecc. Ammettere a te stesso che stai perdendo tempo guardando cose che non ti interessano in un momento per niente opportuno è il primo passo. Ti consiglio di guardare The Social Dilemma, è un documentario su Netflix molto interessante che spiega, spettacolarizzando il tema, cosa si nasconde dietro i Social Network che utilizziamo ogni giorno.
2. Momenti di svago: I videogames in primis secondo me meritano un’attenzione particolare, assieme alla visione di film e telefilm queste attività sono in grado di catturare la nostra mente in maniera sofisticata trasportandoci in un mondo esterno e facendoci perdere l’orientamento temporale. Con questo non voglio assolutamente dire che dovremmo eliminare o limitare in maniera drastica queste attività, perché svagare è fondamentale, anche in termini di produttività, ma intendo infatti sostenere che è necessario prestare attenzione, pianificare i momenti di svago e terminare quando abbiamo preventivamente deciso di spegnere gli schermi.
3. Notifiche: cancella tutte le notifiche, ovunque, quasi nessuna delle notifiche che ti arrivano sono necessarie, sono una fonte di distrazione straordinaria. Social Network, messaggi, email, notifiche dal computer, dal cellulare o dall’orologio, limita le notifiche alle sole strettamente necessarie. Oltre tutto se hai bisogno di momenti di focus e concentrazione intensa, spegni il cellulare, lascialo in un’altra stanza, imposta la modalità non disturbare e non lasciare che notifiche inutili ti distraggano rovinando i tuoi ragionamenti.
4. Adotta anche solo parzialmente la filosofia del minimalismo.

• Prima di tutto ti consiglio di leggere il libro “Il magico potere del riordino” di Marie Kondo. Ti avverto, è drastico, questo libro ti cambia la vita, leggilo con calma, non è necessario farlo subito, non è necessario ai fini definiti in questo articolo adottare l’intera metodologia spiegata da Marie Kondo, ma mi piace la filosofia che ti lasciano dentro i concetti contenuti in questo libro. Banalmente il mio consiglio è di eliminare tutto ciò che ti distrae, sto parlando di oggetti fisici e del disordine sulla tua scrivania, della tua stanza, del tuo ufficio ed in generale dei tuoi spazi di lavoro.

Minimalismo digitale: so che è difficile ma è importante mantenere i propri dispotivi ordinati. In breve ti consiglio di:

• Mantere il Desktop sempre ordinato, trova un modo per gestire i tuoi documenti e non lasciarli in giro, li perderai e perderai opportunità e tempo.
• Gestisci la cartella download, ogni sera organizza i documenti e i file che scarichi svuotando quindi la cartella.
• Organizza la schermata del tuo smartphone nella maniera più minimal possibile. Rendi smart e veloce l’accesso alle app che ti servono urgentemente. Ti consiglio di non utilizzare i widget, io credo che siano inutili e improduttivi. Ti ricordo di ridurre le notifiche all’essenziale.

Task Management e To Do List

Se non hai ancora una To Do List, cerca subito un’applicazione che ti piace e creane una, ti cambierà le giornate.

Non mi voglio dilungare, una To Do List non è altro che una lista di cose da fare, è il modo più semplice per mettere nero su bianco le attività che hai da fare

Il Task Management invece è il processo di gestione di una attività (task) durante il suo ciclo di vita, che in base alle sue caratteristiche prima di essere completata e quindi archiviata passerà attraverso una serie di fasi.

Ti faccio un esempio: Cura dei contenuti di un blog il cui tema è la vita a Venezia. Tra le attività di questo blog c’è sicuramente la scrittura di articoli;

Task: Scrivere un articolo: “I 10 Ristoranti più romantici di Venezia”. Task Management: le fasi che la scirttura di un articolo attraversa per esempio possono essere:

1. Lista idee per i contenuti (Backlog idee)
2. Ricerca informazioni, analisi, raccolta dati e media (Ricerca)
3. Scrittura articolo (In Progress)
4. Articolo pronto per essere pubblicato (To Published)
5. Articolo pubblicato sul blog (Published)

Attività Importanti ed Urgenti

Se vuoi imparare a gestire bene il tuo tempo, devi capire la distinzione tra ciò che è importante (quindi in linea con i tuoi obiettivi e le tue ambizioni) e ciò che è urgente (che magari è importante per qualcun altro ma non per te). Dopo aver capito le differenze devi iniziare a dividere tutti le tue task in:

• Importante e urgente
• Non urgente e importante
• Urgente e non importante
• Non urgente e non importante.

Questa tecnica ha un nome e si chiama Matrice di Eisenhower (presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961). Devi classificare ognuna delle tue task in una delle 4 casistiche sopra riportate. Io ti consiglio di generare un meccanismo automatico per individuare immediatamente l’importanza e l’urgenza di ogni attività nel momento in cui stai pianificando la giornata, la settimana o il mese.

Importante non vuol dire urgente, sono importanti tutte le attività che concorrono al raggiungimento dei tuoi obiettivi e sono invece urgenti quelle attività che vanno obbligatoriamente fatte nell’immediato.

Un esempio di attività importante ed urgente è la scadenza per il pagamento di una bolleta. Urgente ma non importante è per esempio la richiesta di aiuto di un tuo amico, che ti chiedi una mano per aggiustare la sua auto.

Grandezza delle task 

Per avere una visione immediata della quantità di lavoro necessaria per portare a termine una determinata task è bene assegnare un’etichetta specifica che fa riferfimento alla grandezza / dimensione della stessa.

Io personalmente utilizzo tre etichette:

• Large-size – generalmente per portare a termine task di questo tipo è necessaria un’intera giornata o comunque non è possibile dedicare un solo giorno a due task di questo tipo.
• Medium-size – generalmente sono task grandi ma che sono sicuro di riuscire a chiudere in meno di mezza giornata.
• Short-size – task piccole, si chiudono in breve tempo

La classificazione chiaramente è soggettiva per cui se decidete di includerla nel vostro sistema adeguatela al vostro modo di lavorare.

Orizzonte temporale delle task

Anche questa classificazione ha un’utilità visiva nel senso che a colpo d’occhio nel momento in cui stiamo selezionando le task a cui lavorare in giornata, nei prossimi giorni e o nelle settimane a venire, a seconda di cosa e come stiamo pianificando, sei in grado di capire a quale task bisogna lavorare subito oppure nel medio e lungo periodo.

Le mie etichette sono:

• Long-term – nei mesi a venire
• Medium-term – nelle settimane a venire
• Short-term – nei giorni a venire o il giorno stesso nel caso di urgenze pianificabili.

Metodo Moscow – Must have, Should have, Could have, Won’t have

Questa è una tecnica per la gestione delle priorità, io personalmente la utilizzo per definire l’importanza (rispetto ai miei obiettivi) di ognuna delle mie task. Questa in realtà è una distorsione, una scelta personale, combacia perfettamente con la mia mentalità e le mie esigenze, tu puoi decidere di utilizzarla diversamente o di non utilizzarla affatto. Dopo ti faccio vedere come io la utilizzo in combinazione con la vera e propria gestione delle priorità.

In sintesi, non ti do una definizione teorica precisa di oguna di queste etichette, ti dico la frase che utilizzo io per classificare le mie task.

• Must have: definisce la task a cui viene assegnata, indispensabile per il raggiungimento di un determinato obiettivo.
• Should have: è una task che dovrebbe essere inclusa per il raggiungimento dell’obiettivo.
• Could have: task che potrebbe essere inclusa per il raggiungimento dell’obiettivo.
• Won’t have: task a cui non riuscirai mai a dedicare del tempo per lavorarci (onestà).

Priorità delle task – Bilanciamento delle priorità

Utilizzo un sistema per bilanciare le priorità semplicissimo, lo faccio perché se sono travolto dagli impegni, non ho tempo di pensare, organizzare la giornata e applicare l’intero sistema metodologico, la prima cosa che guardo è questa priorità e lavoro nell’ordine dettato da queste periorità, la classifica è banalmente questa: Priorità 1, 2, 3, 4.

Potrei descrivere queste priorità in questo modo e ho scelto di utilizzare questi colori:

• Priorità 1 – highest – massima – rosso
• Priorità 2 – high – alta – arancione
• Priorità 3 – medium – medio – blu
• Priorità 4 – low – bassa – grigio

Crea una routine

Dividi la giornata in slot temporali. Questa è forse la cosa in ambito personal management che più di tutte mi ha ossessinato, ho creato e provato tante routine, orari differenti, attività differenti, bacheche e gestioni differenti. Ho sempre avvertito ossessione verso questo aspetto e infatti ho spesso esagerato cercando di scandire e gestire la mia vita anche nei momenti più naturali ed intimi. Per esempio non è necessario scandire la tua giornata a partire dai momenti della colazione e fissare orari rigidi per ogni cosa che fai.

Questa in realtà è una scelta, io ti dico che ai fini di essere più produttivi in ambito lavorativo, non è strettamente necessario gestire la tua vita al di fuori degli orari che decidi di dedicare al tuo lavoro, ma questo non vuol dire che potrebbe essere una buona scelta, che potrebbe essere calzante per la tua situazione, ma vuol dire che può avere degli effetti negativi, cerca quindi il tuo equilibrio perfetto.

Questo chiaramente dipende anche da quanto sei dedito al lavoro, mi immagino un Manager apicale che pianifica la durata della sua colazione e questo non è certo strano o improduttivo.

Io personalmente ho trovato un equilibrio gestendo in maniera molto flessibile gli orari pre e post lavoro (dipende molto anche dal periodo) e in maniera piuttosto maniacale e fissa l’orario di lavoro, inoltre divido la mia routine anche in settimanale e mensile ma vorrei trattare ampiamente questo tema in nuovo articolo per cui qui lo tengo fuori (lo faccio per impostare promemoria a tutte quelle attività che sono ricorrenti).

Prima di tutto fai una analisi e decidi qual è il periodo temporale durante la quale riesci ad essere concentrato e svolgere un’attività senza fermarti e senza distrazioni. Generalmente 25 minuti. 

Ti faccio un esempio di come potresti dividere la giornata per creare una routine, cosi puoi prendere spunto per creare la tua: 

• Svegliati all’ora che preferisci, c’è un bel proverbio che recita “la mattina ha l’oro in bocca”, personalmente questa frase mi rispecchia molto, io adoro svegliarmi presto e la mattina mi sento decisamente più produttivo, energico, motivato e felice. Ma io credo però che l’oro in bocca ce l’ha chi ha la conoscenza per capire e decidere della propria vita. In merito all’orario migliore per svegliarti ti consiglio di leggere “Il potere del quando” di Michael J. Breus, mi aiutato molto a conoscermi meglio e a capire quando fare ogni cosa al momento giusto, tra cui l’orario della sveglia.
• Bevi uno o due bicchieri d’acqua
• Beauty routine, ti consiglio una doccia fredda appena sveglio, in questo modo il corpo sarà in grado di generare cortisolo in maniera più veloce, è la sostanza che ti da energia in maniera naturale. La doccia fredda ha una miriade di benefici, tra cui l’abbassamento della temperatura corporea che ti permette di vivere un clima rigido in maniera più serena.
• Colazione, in questa fase o magari appena dopo, potresti dedicare del tempo all’informazione, guardando video, ascoltando podcast, leggendo il giornale oppure le notizie dal web.
• A questo punto sei pronto per iniziare la mattinata di lavoro, prima ancora in realtà io dedico circa 15 minuti per pianificare la giornata, task, appuntamenti ecc. organizzando quindi la to do list.
• Decidi quante ore vuoi lavorare al mattino e utilizza la tecnica del pomodoro per dividere la mattinata e il pomeriggio in slot.

Tecnica del pomodoro

E una strategia di gestione del tempo, un sistema quindi di time management.

Funziona in questo modo:

• Seleziona una task e lavora senza interruzioni per uno slot di 25 minuti (ti consiglio come già accennato di individuare il periodo di tempo più efficace per te).
• Al termine dei 25 minuti prenditi una pausa di 5 minuti.
• Ogni 4 slot prenditi una pausa più duratura, 20 minuti circa.

La regola dei due minuti

Se una task richiede meno di 2 minuti chiudila subito. E chiaro ed intuitivo, perderesti più tempo ad inserire la task nel tuo sistema di gestione che a farla subito probabilmente, a maggior ragione se si tratta di un’attività urgente anche se non importante conviene farla subito.

Metodo Kanban 

Prima di tutto se non conosci il mondo Agile ti consiglio di farti subito una cultura in merito, si tratta di una serie di metodologie particolarmente utilizzate per lo sviluppo software, fondati su una serie di principi comuni derivanti dal Manifesto per lo Sviluppo Agile di Software, pubblicato nel 2001. Non mi soffermo sull’Agile ma ne continuerò a parlare sicuramente. 

Kanban invece è un termine giapponese e significa “Insegna”, ideato da Taiichi Ohno, padre del Toyota Production System, è un elemento del sistema Just in time. 

E uno strumento di gestione dei progetti, nello specifico la Kanban è una board (una lavagna) sulla quale vengono rappresentate le Task e visivamente è possibile vedere il processo che la task deve attraversare, inoltre se si lavora in team è facilmente visibile chi deve effettuare cosa. In ambito digital attraverso l’utilizzo di vari tool le Kanban Board si sono evolute notevolmente raggiungendo un livello di flessibilità e performance notevole. 

Attraverso una Kanban Board è quindi possibile vedere lo stato di avanzamento del progetto. 

Il mio flusso operativo basato sui concetti e le tecniche che ti ho mostrato: 

Innanzi tutto io utilizzo una serie di strumenti cercando di integrarli nella maniera più efficiente possibile. Qui non li vediamo tutti, questo perché alcuni di questi strumenti sono strettamente legati a progetti specifici.

Ti faccio una carrellata degli strumenti che utilizzo e che ti consiglio di dare un’occhiata: Google Calendar, Gmail, Todoist, Notion e Trello.

Ho cercato di creare un sistema che si basasse nella maniera migliore su tutte le tecniche e i concetti fondamentali relativi alla produttività di cui ti ho parlato in questo articolo.

Principalmente utilizzo Todoist, è una to do list, ovvero un sistema di gestione delle attività, funziona molto bene e permette di fare delle cose molto interessanti, come creare delle etichette e dei filtri specifici. 

All’interno di Todoist e in generale in tutti i sistemi che utilizzo categorizzo le task in progetti e sottoprogetti, assegnando un colore che mi permette di riconoscere immediatamente la categoria di cui fa parte una task. Ti faccio qualche esempio:

• Progetto / Categoria –> “Finance” – colore arancione; alcuni sottoprogetti / sottocategorie di Finance sono: “Investimenti” e “Scadenze”.
• Progetto / Categoria –> “Personal Branding” – colore azzurro; alcuni sottoprogetti / sottocategorie di Finance sono: “Linkedin” e “Instagram”.

Codifica progetto: per avere una visione chiara e sistematica tendo a creare per ogni progetto e per ogni categoria una codifica da applicare all’inizio del nome di ogni task, e assegno anche una numerazione per avere una cronologia delle task.

Esempio di progetto: “Creazione sito web azienda di famiglia”. –> CSNA – Creazione Sito “NomeAzienda”

• Primo Task del progetto: “CSNA-1 – Acquisto Hosting”

Ogni giorno organizzo la giornata selezionando almeno 5 task, nell’ordine seguente:

• Seleziono in primis le task che hanno una scadenza e che devono essere chiuse in giornata, a prescindere dalla grandezza, dalla priorità e dalla importanza.
• Se non ne è già pianificata una seleziono una task large-size
• 2 Medium-size
• 2 short-size
• Quando avrò concluso tutte le attività pianificate se avanza tempo continuo con le short-size

Premesse queste condizioni seleziono le task in questo modo:

• Le filtro prima di tutto sulla base della priorità (1, 2, 3, 4)
• Scelgo le task con la stessa priorità sulla base dell’importanza, che per me è definita dal Metodo Moscow (quindi Must have, Should have, Could have e Won’t have)

Esempio:

Task: Pubblicazione nuovo banner sulla homepage.

Etichette: @MUST @SHORT-TERM @MEDIUM-SIZE

Priorità: 1

• Must – è una task importante, lo è perché per esempio quel sito è di un cliente importante e quindi sono interessato a curarlo nella maniera migliore possibile.
• Short-Term – probabilmente questa task è stata creata poco prima la sua data di scadenza e questo la pone in orizzonte temporale di breve termine.
• Medium-Size – come abbiamo visto rappresenta la grandezza della task, quindi il tempo che ci impiego a svolgere e quindi in questo caso sicuramente meno di mezza giornata.
• Priorità 1 – sta a significare che a questa task ci devo lavorare con la massima priorità.

Conclusione:

Il mio consiglio è di configurare il ritmo di lavoro più onesto possibile rispetto a te stesso, ciò che vuoi fare, gli obiettivi che vuoi raggiungere e la persona che vuoi diventare, incastrandolo in una struttura organizzativa ben delineata che rispetta le regole fondamentali per aumentare la produttività.

Ci sono una serie di cose che io personalmente includerei e che ho incluso nelle riflessioni circa il personal management e tutto ciò che ne è correlato, di cui non ho parlato in questo articolo, per motivi di spazio, mi riferisco per esempio alla cronobiologia, al tracciamento e all’acquisizione delle abitudini, alla pianficazione di breve, medio e lungo periodo, al tracciamento e alla misurazione degli obiettivi, ad altre attività più umanistiche che però hanno un riflesso sulla gestione della propria vita, come per esempio tenere un diario ed infine le conseguenze sul sonno della luce blu degli schermi, l’importanza dell’attività fisica e dell’alimentazione.

Se ti interessano questi argomenti seguimi, perché ne parlerò sicuramente, partendo dal prossimo articolo nella quale ti parlerò di obiettivi SMART, ti mostrerò alcuni dei miei obiettivi per il 2021, in che modo tengo traccia dei progressi e come misurerò i risultati. Piccolo spoiler, utilizzo un template di Notion basato sulla Kanban Board.

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⭕️ Recap

1. La difficoltà sta nel creare un sistema di personal management perfettamente coerente con le tue esigenze e che rispetta i concetti che stanno alla base della produttività personale.
2. Elimina le distrazioni.
3. Scarica ed inizia ad utilizzare app per creare To Do List.
4. Crea un Task Management.
5. Distingui le attività tra Importanti e Urgenti.
6. Individua la grandezza e quindi la durata di ogni Task.
7. Ottieni una timeline precisa delle tue attività assegnando un orizzonte temporale ad ognuna di esse.
8. Utilizza il Metodo Moscow (Must have, Should have, Could have, Won’t have).
9. Bilancia le priorità in modo semplice.
10. Crea una routine perfetta per te.
11. Il mio flusso operativo basato sui concetti e le tecniche mostrate nell’articolo.

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IDV